Come fare il Business Plan in Excel

Vuoi sapere come fare il business plan in Excel e stai cercando le informazioni “giuste”?

Continua a leggere questo articolo perché questo è il sito web giusto per trovare le risposte alle tue domande!

Prima di dirti cosa fare e come farlo, però, devo darti un suggerimento. Continua a leggere questo articolo fino alla fine! Prima di te, infatti, altre migliaia di persone lo hanno fatto e hanno trovato la soluzione ad una serie di domande difficili. Inoltre, hanno trovato un vero e proprio aiuto per dare la risposta giusta a questa domanda: cos’è e come si fa un Business Plan?

Forse stai leggendo questo articolo perché, già da un po’, ti frulla nella testa un’idea di business, giusto? E vorresti capire se ci puoi fare i soldi oppure no, vero? E, quindi, stai cercando i finanziamenti per metterla in  piedi e stai cercando di capirci qualche cosa… Bene, sei approdato nel posto giusto!

Come fare il Business Plan in Excel: perché farlo?

Potrebbe, però, esserci un’altra ipotesi. Hai già un’azienda e devi fare qualche investimento per rinnovare gli impianti, i macchinari, le attrezzature, i computer o roba del genere. Per fare questi investimenti hai bisogno dei soliti finanziamenti per comprare tutto e devi dare qualche risposta a qualche domanda. Oppure, le risposte devi darle al direttore della banca o a qualche altro potenziale finanziatore. Continua a leggere, perché la cosa si fa interessante..

In ognuno dei due casi citati, forse ti è capitata una cosa come la seguente. Sei andato da qualcuno (di solito, il direttore della tua banca) a chiedere un finanziamento per realizzare la tua idea di business. Oppure ci sei andato per fare nuovi investimenti. Questo qualcuno ti ha risposto: “Si, OK…potrei anche darti i soldi che ti servono ma prima devi scrivere un business plan. Dopo che lo hai scritto me lo porti, io analizzo i numeri che ci sono scritti e poi vediamo. E, dopo, verifichiamo se è il caso di darti il finanziamento oppure no”. Giusto? Qualcuno ti ha detto di fare una cosa del genere?

A questo punto, hai capito che ci sono di mezzo i numeri e ti è sorta spontanea la seguente domanda: come si fa un Business Plan? E, soprattutto: come si fa un business plan in Excel? Per dare una risposta sensata a questa domanda, dobbiamo partire dall’inizio.

Come fare il Business Plan in Excel: il punto di partenza

Prima di entrare negli aspetti “tecnici” che riguardano i numeri, cerchiamo di capire cos’è il business plan. Poi, vediamo come è organizzato e cosa devi scriverci dentro e come devi presentare le informazioni che ti vengono richieste.

Il Business Plan è un documento all’interno del quale un imprenditore deve raccontare la sua idea di business e deve fare alcune previsioni relative allo sviluppo futuro della sua attività. Di solito, queste previsioni si fanno su un orizzonte temporale di tre anni. Non stiamo parlando delle previsioni del tempo, ovviamente! Parliamo delle previsioni sui costi e sui ricavi dell’attività, sugli investimenti che devi fare “aprire la baracca”. Ci riferiamo, inoltre, ai finanziamenti necessari per “acquistare” gli investimenti. I costi e i ricavi di previsione sono sintetizzati nel conto economico di previsione. Gli investimenti e i finanziamenti, invece, sono sintetizzati nello stato patrimoniale di previsione.

Le previsioni contenute le business plan:

Devi fare, in pratica, delle previsioni sullo sviluppo futuro dell’attività. Questa è la parte più complicata del business plan poiché, per definizione, le previsioni sono soggette ad errore. Di conseguenza, è giusto che tu sappia che l’errore fa parte del business plan e delle previsioni. Tieni presente, però, che un conto è commettere un “piccolo” errore di previsione. In termini percentuali, stiamo parlando di un errore del 5-10% sui dati reali. mentre un altro conto è commettere un errore “grande” (in termini percentuali, potrebbe essere del 50% sui dati reali).

Quando si parla di numeri non tutti si trovano a loro agio e, quindi, hanno bisogno di qualcosa che li aiuti a fare i conti. Possibilmente, velocemente e senza commettere errori! Ecco perché in questo articolo ti sto dicendo come fare il Business Plan in Excel. Voglio darti un valido supporto per aiutarti a fare bene i calcoli del tuo business plan. Inoltre, voglio dirti come devi organizzare le informazioni all’interno del piano economico-finanziario.

Come fare il Business Plan in Excel: il piano degli investimenti

Per capire bene come fare il Business Plan in Excel, devi rispettare una specie di “sequenza logica” nel presentare i vari prospetti. Solitamente, si parte dalla previsione degli investimenti poiché sono la “struttura” di cui devi dotarti per poter lavorare. Il valore degli investimenti, di solito, è abbastanza certo poiché ci sono i preventivi dei fornitori. Per capire a quanto ammontano gli investimenti fai un prospetto (in Excel) come questo:

Sapere quanti sono gli investimenti ti serve per capire anche di quanti finanziamenti hai bisogno. Come puoi vedere, il piano degli investimenti è l’elenco di quello che devi acquistare per allestire la struttura produttiva. Nella colonna “descrizione degli investimenti” devi descrivere la tipologia di investimento di cui hai bisogno. Nella colonna “qnt” devi indicare quante quantità di quell’investimento devi acquistare. Per esempio, se osservi bene, la “postazione PC fisso” indica una “qnt” pari a 3. Ciò significa che occorre acquistare tre computer e, di conseguenza, anche i “software (MS OFFICE)” da acquistare saranno tre.

Come fare il Business Plan in Excel: il piano degli investimenti 2

La colonna “costo d’acquisto unitario” indica quanto costa ogni investimento. Poi c’è la colonna dell’IVA (al 22%) e poi c’è la colonna del “costo d’acquisto unitario con IVA” che indica quanto costa ogni investimento compresa l’IVA. Ricorda che, ogni volta che acquisti qualcosa, il prezzo che paghi è comprensivo dell’IVA. L’ultima colonna del piano degli investimenti ti dice a quanto ammonta il “costo d’acquisto totale“. Il costo d’acquisto totale è il costo complessivo che devi affrontare per comprare quella tipologia di investimenti.

Più semplicemente; sono i soldi che devi cacciare per allestire la “baracca”, poterla aprire e farla funzionare!  

Se noti, infatti, il costo totale per acquistare i tre computer fissi è di 2.196 euro IVA compresa, e si riferisce a tutti e tre i computer da acquistare. In basso a destra dell’immagine è riportato il valore complessivo (IVA compresa) degli investimenti che, nel nostro esempio, è di 113.094 euro.

Business Plan in Excel e obiettivi di vendita:

Quando arrivi nella parte relativa alle previsioni di vendita, presta molta attenzione. Fai attenzione perché questo tipo di previsioni è soggetta ad un alto margine di errore. Infatti, mentre con il piano degli investimenti hai i preventivi dei fornitori che ti dicono che “L’investimento X costa TOT” e quindi il dato è (abbastanza) certo perché ci sono i preventivi, in questa sezione i dati sono figli delle previsioni che abbiamo visto poco fa. C’è il rischio di commettere qualche errore e questo errore deve essere il più ridotto possibile! E, quindi, quando ti chiedi “come fare il Business Plan in Excel?” devi usare il criterio della prudenza.

Questo accade perché devi ridurre al minimo la possibilità di fare qualche errore nelle previsioni di vendita. Cerca di fare previsioni sottostimate e cerca di verificare se i conti “tornano”. Se tutto fila liscio, allora sei a cavallo! Le previsioni di vendita, di solito, si presentano in questo modo:

Come vedi, la figura con le previsioni di vendita si riferisce ad uno studio di ortodonzia che realizza protesi e altre lavorazioni per i clienti. In queste previsioni di vendita, la prima colonna a sinistra indica la tipologia di prodotto/servizio che si vuole vendere. La seconda colonna, indica la quantità media mensile che si stima di poter vendere.  C’è, poi, la colonna dei mesi lavorativi (che, nel nostro esempio, sono 11 poiché abbiamo ipotizzato 30 giorni di chiusura all’anno). Poi c’è il prezzo di vendita. Se moltiplichi il numero dei prodotti o servizi che ipotizzi di vendere in un anno per il prezzo medio a cui pensiamo di poterli vendere, otteniamo la previsione del fatturato che possiamo ottenere dalla vendita di ogni prodotto/servizio.

Cosa dicono i numeri?

Quindi, nel nostro esempio, ipotizziamo di fatturare 9.900 euro vendendo servizi di “Igiene dentale”. In numeri dicono che 115.500 euro derivano dalla vendita di “Protesi fisse”. Inoltre, 13.200 euro derivano dalla vendita di “protesi mobili” e così via fino all’ultimo prodotto/servizio che intendiamo vendere. In basso a destra c’è la previsione di sintesi relativa a tutti i prodotti e servizi che abbiamo stimato di vendere. Si tratta della tabella del TOTALE RICAVI, pari a 311.300 euro (per il 2016).

Come fare il Business Plan in Excel: il piano delle risorse umane

Le previsioni per capire come fare il Business Plan in Excel proseguono con il “Piano delle risorse umane”. Al suo interno occorre specificare chi è che lavora nell’azienda, cosa fa e quanto costa ogni anno. Ricorda di calcolare anche la tredicesima e altre forme di retribuzione! I calcoli di questa sezione si basano sul CCNL, ossia il Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro specifico per ogni settore. Fai attenzione! Basa questi calcoli su dati certi e non su ipotesi o congetture. Solitamente, per fare questo tipo di previsioni si utilizza uno schema come questo:

Come puoi notare, nella prima colonna a sinistra è riportata la qualifica del lavoratore (o dei lavoratori) da inserire in organico. Nel nostro esempio, ci sono tre figure professionali che sono un impiegato di VI° livello. Poi c’è un Direttore Sanitario (che, in attività come queste, è obbligatorio inserire per legge). E, infine, c’è un assistente di poltrona. Ad ognuna di queste risorse è stato attribuito il relativo costo in base alle previsioni del CCNL della categoria di appartenenza. Anche in questo caso è specificato il costo mensile che è stato, poi, moltiplicato per 13 mensilità (è stata calcolata la tredicesima). Come sempre, in basso a destra è riportato il costo del lavoro complessivo su base annua.

Business Plan in Excel: i costi per servizi

Dopo avere effettuato i calcoli relativi al costo del lavoro, devi effettuare le previsioni relative ai “costi per servizi“. Cosa sono questi “costi per servizi”? E’ molto semplice: si tratta di tutti quei servizi “accessori” che servono all’imprenditore per mandare avanti l’azienda. Si tratta, nello specifico, di tutti quei costi che si possono riferire alle varie utenze (energia elettrica, gas, acqua, telefono). Sono quei costi relativi alle spese di locazione degli immobili. Oppure, si tratta dei costi per le consulenze di vario genere (commercialista, avvocato, web master & CO). Inoltre, potrebbero essere costi relativi ad assicurazioni, pubblicità, formazione del personale e cose simili. Si tratta di tutti quei costi che devi sostenere per la corretta gestione dell’attività.

La sintesi relativa alle stime dei “costi per servizi”, può essere rappresentata nel modo seguente:

Come puoi notare, siamo alle solite. La prima colonna a sinistra mostra la tipologia di costo che deve essere sostenuto. La seconda colonna “Costo mensile” indica quanto costa, al mese, il servizio che vogliamo utilizzare. La terza colonna indica quanti mesi all’anno dobbiamo sostenere il costo. Semplice.

Apriamo una piccola parentesi: ci sono alcuni costi per servizi che vengono sostenuti ogni mese e altri che vengono sostenuti una volta all’anno. Nel primo caso, ci riferiamo, per esempio, ai costi del commercialista perché ogni mese va pagato. Nel secondo caso, ci riferiamo a costi che possono essere pagati una sola volta all’anno. In tal caso, potrebbero essere considerati i canoni di locazione (cioè l’affitto dei locali in cui è la sede dell’azienda). In basso a destra è riportato il “costo per servizi” annuale (€ 34.020).

Come fare il Business Plan in Excel: il conto economico di previsione

Tutte queste tabelle confluiscono nel conto economico di previsione. Questo è la sintesi dei costi e dei ricavi (di previsione) che abbiamo previsto in precedenza. Il conto economico di previsione mette in evidenza il reddito di esercizio, ossia la differenza tra i ricavi e i costi di previsione. Il reddito può essere un UTILE, quando i ricavi sono maggiori dei costi. Oppure, può essere una PERDITA, quando i ricavi sono minori dei costi e si presenta. Il conto economico di previsione, di solito, si presenta in questa forma:

Come vedi, questo conto economico di previsione evidenzia (in giallo) un utile di esercizio pari a 26.115 euro. Ciò significa che i ricavi previsti saranno maggiori dei costi che occorre sostenere per tenere in piedi l’attività. Di conseguenza, se i ricavi sono maggiori dei costi, puoi ritenerti più che soddisfatto. Il conto economico previsionale è limitato ad un solo esercizio per rendere più semplici i conti ma solitamente le previsioni vengono effettuate su tre anni. Come specificato all’inizio di questo articolo, viene realizzato su un orizzonte temporale di tre anni poiché il direttore della tua banca vuole sapere come andranno (prevedibilmente) le cose nei prossimi tre anni.

Fare il Business Plan in Excel: conclusioni

Sappiamo per esperienza che capire al 100% come fare un Business Plan in Excel è una cosa abbastanza complicata. In questo articolo, infatti, non abbiamo potuto spiegarti quali sono i collegamenti tra i vari fogli di Excel. Allo stesso modo, non abbiamo potuto dirti quali sono le implicazioni economico-finanziarie sottostanti tutti i calcoli. Sicuramente hai notato che nel conto economico di previsione confluiscono una serie di valori non sono evidenziati dalle tabelle. Queste tabelle presuppongono una certa conoscenza delle regole di base dell’economia e della finanza aziendale. Noi sappiamo che non tutti hanno queste competenze, purtroppo.

Se hai letto questo articolo fino a questo punto vuol dire una cosa sola. Anche tu, come hanno già fatto migliaia di imprenditori prima di te, vuoi sapere come fare il Business Plan in Excel. e sappiamo che, probabilmente, qualcuno ti ha detto di scriverlo.

Questo è il motivo per cui ti do un altro suggerimento, forse il più importante. Se vuoi fare il business plan in modo semplice, chiaro e professionale e non sai come fare, affidati a professionisti del settore. I professionisti di settore sanno quello che fanno. Inoltre, hanno dato a migliaia di imprenditori la possibilità di fare il business plan in maniera corretta, spendendo pochissimi soldi.

 

Come fare un Business Plan Vincente^®: la GUIDA PRATICA

 

 

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