IL BUSINESS PLAN E IL BUDGET DI ESERCIZIO

Il business plan e il budget di esercizio: leggendo il titolo di questo articolo qualcuno potrebbe chiedersi: “cosa hanno a che fare il business plan e il budget di esercizio?”.  Questa è una domanda pertinente e per niente scontata. Infatti, in molti casi sembra proprio che i due concetti non abbiano niente a che fare l’uno con l’altro, tanta è la confusione che regna in questa materia! Abbiamo detto in tante occasioni che la parte tecnica del piano di business è la sintesi dei “numeri” con i quali l’imprenditore si deve confrontare per “far quadrare i conti”,  ossia per verificare se la sua idea funziona oppure no dal punto di vista economico-finanziario.

Ebbene, lo schema all’interno del quale  questi numeri devono essere sintetizzati è proprio il budget di esercizio. In molti ci hanno chiesto di dare maggiori delucidazioni relative al piano economico finanziario, tanto è vero che l’articolo di questo blog che ne parla è quello maggiormente commentato. Sappiamo che al solo leggere questo nome, molte persone iniziano ad avere la tachicardia e a sentire mancamenti, ma vogliamo parlarne con semplicità e leggerezza, tanto per prenderci maggiore confidenza…

Il Business Plan e il Budget di esercizio: partiamo dall’inizio

Dobbiamo specificare che è praticamente impossibile sintetizzare le tecniche di redazione di un budget nelle poche righe di un articolo; in questa sede proviamo a dare qualche linea guida, tanto per capire di cosa si tratta. Infatti, molto spesso, per capire bene un concetto complesso nella sua essenza, occorre solo illustrarlo con semplicità. E quindi iniziamo con una cosa semplice e poi complichiamo la questione strada facendo. Dunque: iniziamo col dire che il budget è una cosa che facciamo più o meno tutti, più o meno tutti i giorni. Infatti, ogni giorno dobbiamo affrontare delle spese per mettere benzina nella macchina, per mangiare, per pagare il mutuo o l’affitto della casa, per acquistare vestiti, per andare a cena al ristorante, per viaggiare, per comprare le sigarette etc… E ognuna di queste cose che dobbiamo comprare, costa . Per pagare tutte queste cose servono i soldi. Quindi, alla fine del mese arriva uno stipendio, che poi serve proprio per comprare quello che vogliamo.

Ed è chiaro che se lo stipendio è poco, diventa difficile potersi comprare una Ferrari, un vestito da 2.500 euro, o un paio di scarpe da 1.000, o fare due mesi di vacanza in Polinesia. E fino a qui, non abbiamo scoperto di certo l’acqua calda. In qualche caso capita che uno si mette seduto a tavolino “a fare i conti” per fare rientrare tutte le spese nell’ambito dello stipendio. Questa non è una cosa riservata a chi fa un lavoro dipendente e magari guadagna poco: anche gli imprenditori si mettono a tavolino a “fare quadrare i conti”, solo che ne devono far quadrare altri, magari un pò più costosi di quelli di un impiegato e magari un pò più complessi. Ma il concetto non cambia.

Quello che cambia è che, spesso, un imprenditore fa quadrare questi conti alla fine di un anno di lavoro, piuttosto che prima. Il che, non è il massimo, perché serve a poco sapere alla fine dell’anno che “non ce l’abbiamo fatta!” Infatti, sapere prima di cosa e di quanto si può disporre dopo, serve proprio per fare qualche conto con maggiore relax. E allora? Cosa significa questo “far quadrare i conti?”. Significa: fare il budget.

 

Che cos’è il budget di esercizio?

L’economia aziendale dice che “Il budget è lo strumento con il quale viene effettuata la previsione dell’andamento economico-finanziario dell’azienda, e può essere utilizzato come il punto di riferimento della gestione aziendale nel corso dell’esercizio. Possiamo paragonare il ruolo del budget a quello della bussola di una nave: serve per dare un punto di riferimento; serve per definire gli obiettivi; serve per decidere una rotta alternativa; serve per non lasciare l’azienda in balìa di se stessa evitando che vada a fracassarsi contro qualche scoglio.

In sostanza, quindi,  quando si affronta un tema come il business plan e il budget di esercizio, occorre specificare che questo strumento serve principalmente a due cose fondamentali: la prima è stabilire quali obiettivi si vogliono raggiungere e in quali tempi. La seconda è predisporre mezzi, azioni e risorse per raggiungere questi obiettivi. Pertanto in questo documento si dovrebbero rappresentare gli obiettivi (formalizzati su un programma) che l’azienda pensa realisticamente di raggiungere. Ecco perché abbiamo detto più volte che la definizione degli obiettivi dovrebbe essere il frutto di dati e di analisi, piuttosto che della fantasia o (peggio) della speranza. Infatti, se redatto con i criteri giusti, il budget serve a una serie di cose:

1) è una guida per il management dell’azienda;

2) definisce con chiarezza le responsabilità delle persone  che si devono impegnare per raggiungere gli obiettivi;

3) fornisce una serie di parametri con cui si possono confrontare i risultati programmati e quelli conseguiti;

4) è uno strumento che fornisce la motivazione a tutti coloro che lavorano in azienda.

Mentre dal punto di vista strettamente “tecnico”, il budget è composto da una serie di altri documenti che mettono in evidenza i risultati economico-finanziari che l’azienda vuole raggiungere nel breve termine: in questa veste tecnica assume la forma di un bilancio preventivo. E quindi, il budget è costituito da tra prospetti previsionali : lo stato patrimoniale, il conto economico e il budget finanziario (per saperne di più, leggi qui). E visto che il business plan è il documento in cui c’è la descrizione anche tecnica di cosa vuole fare l’azienda nei prossimi anni, ecco spiegato cosa c’entra il business plan con il budget d’esercizio: la parte tecnica del business plan è costituita dal budget annuale di ogni anno che si vuole considerare.

Come tante altre cose, anche il budget ha dei grandi vantaggi, ma incontra alcuni limiti. Sicuramente il migliore vantaggio che crea è dovuto al fatto che aiuta a concentrare l’attenzione verso obiettivi specifici piuttosto che generici, e quindi serve anche per rendere omogeneo il comportamento delle persone che lavorano in azienda. Infatti, se è vero che si tratta di una bussola, allora tutti devono remare nella stessa direzione… Un altro vantaggio estremamente importante è dato dal fatto che, mettendo gli obiettivi rivolti al futuro, introduce l’abitudine a guardare in avanti. Inoltre, proprio perchè è uno strumento di programmazione, aiuta anche a prevenire eventuali “fuori rotta” e a rimetter la barca nella giusta carreggiata, e permette di modificare la rotta stessa, qualora fosse stata impostata in modo sbagliato.

 

Poi, però, ci sono anche i suoi limiti: il più grande di questi è sicuramente il fatto che il budget, come qualsiasi cosa di carattere previsionale, è basato su stime. E una stima, per definizione, è soggetta ad un margine di errore. Anche gli addetti alle previsioni meteo ogni tanto commettono degli errori. Anche un campione di F1 a cui mancano 2 punti per vincere il mondiale ed è convinto di farcela, può sbagliare una curva e quindi non vincere. E nelle aziende è la stessa cosa: si possono commettere errori di previsione più o meno gravi che portano con se conseguenze più o meno gravi.

Infatti,  quando stai per scrivere il business plan e il budget di esercizio, un conto è stimare che una nuova attività avviata da un neo imprenditore, magari pure con pochi soldi,  possa fatturare immediatamente 100 milioni di euro nel primo anno di attività (cosa che non è impossibile di per se, anche se poco probabile). Altro conto è pensare che la stessa attività, con lo stesso imprenditore e gli stessi soldi, possa fatturare 1 milione di euro. Nel primo caso, siamo nel campo della speranza, nel secondo caso siamo nel campo di una maggiore realtà.

Quello che ci preme sottolineare è il fatto che un errore commesso sulla previsione delle vendite per eccesso di ottimismo, porta con se a cascata una serie di altri errori che poi mettono nei guai molto seri l’azienda e l’imprenditore. Infatti, fare una stima  sbagliata sulle vendite, porta con se errori di stima anche su altri aspetti del budget. Perchè?

Il business plan e il budget: il budget commerciale come punto di partenza

Quando affrontiamo il business plan e il budget di esercizio occorre dire una cosa: il punto di partenza è sempre il Budget commerciale. Qualcuno potrebbe pensare che il punto di partenza sia la predisposizione dell’apparato produttivo, ma non è così. Infatti, i dati contenuti all’interno del piano di marketing dovrebbero fornire dati e previsioni relativi all’ammontare delle vendite e poi, sulla base di queste previsioni, si tirano giù gli altri budget in funzione di quello che dice il mercato. Se io prevedo di vendere 100 untià del mio prodotto/servizio, vado a comprare un impianto in grado di produrre 100 unità, e non un impianto che ne produce 300. Perchè poi ci sono alcune differenze tra l’ammortizzare un impianto che produce 100 pezzi e uno che ne produce 300 : l’energia che consumano è diversa, e anche il numero di persone che ci devono lavorare probabilmente è diverso.

Senza parlare degli aspetti finanziari legati all’acquisto dell’impianto, perchè sono ovviamente ovvi… Quindi, prima di fare qualsiasi cosa, sarà bene tirare giù il Budget commerciale, e prima di farlo, sarà opportuno che ti poni una serie di domande:

1) che cosa vendo?

2) a chi lo vendo?

3) come lo vendo?

4) dove lo vendo?

5) a che prezzo lo vendo?

e 6) quanto ne vendo?.

Quando scrivi il business plan e il budget di esercizio, queste sono domande che ti servono per definire gli obiettivi di vendita del tuo prodotto/servizio al fine di stabilire anche i mezzi di cui devi disporre per potere raggiungere l’obiettivo, oltre che per fare il calcolo del fatturato (cioè delle vendite). Peri motivi che abbiamo detto sopra, infatti, fa parte del budget commerciale  il Budget dei costi commerciali, cioè la previsione dei costi che devi sostenere per vendere i tuoi prodotti/servizi. Come puoi facilmente capire, un conto è vendere 100 prodotti in un’unica città, un altro conto è vendere 500 prodotti in 5 città. I costi da affrontare aumentano, e quindi devi tenere presente che più è complessa la tua struttura commerciale, e più ti costa.

 

Il business plan e il budget di esercizio: gli altri budget

Dopo che hai fatto il budget dei costi commerciali, puoi pensare a preparare il Budget della produzione, che segue in linea logica quello commerciale proprio perchè l’azienda produce i suoi beni/servizi in funzione dei programmi di vendita. A differenza di quello commerciale che trova la sua ragione d’essere al di fuori dell’azienda, questa parte del budget ha a che fare con l’organizzazione interna della forza lavoro e dei mezzi tecnici a disposizione. Di norma, la previsione della produzione usa le proiezioni di vendita trasformandole in ore lavoro. Dopo aver fatto la previsione della produzione, devi pensare a fare il Budget delle scorte e dei volumi di produzione: devi, cioè, decidere quanti prodotti vuoi tenere in magazzino in scorta, e quindi sulla base di questa scelta devi decidere quanto produrre. Ovviamente, il budget di produzione va suddiviso per prodotti.

A questo punto, dopo il budget delle scorte,  devi fare il Budget degli acquisti, poichè devi acquistare tutto quello che ti serve per produrre le tue unità di prodotto servizio. In questa fase devi fare attenzione al fatto che le quantità di materie da acquistare non corrispondono ai consumi per via delle scorte di cui abbiamo detto poco fa. Cosa succede a questo punto? Che hai messo a budget, cioè hai fatto la previsione di una serie di costi che devi sostenere in base alle previsioni di vendita che hai ipotizzato (cioè stimato). Ma per produrre tutte queste cose, devi tirare su quella che in termini tecnici si chiama “la struttura produttiva” cioè l’elenco dei costi che devi sostenere per mettere in moto la lmacchina.

E quindi devi fare il Budget dei costi di struttura nel quale devi predisporre i budget relativi a: 1) la direzione generale 2) l’amministrazione 3) la gestione del personale 4) le spese generali 5) la gestione straordinaria 6) il budget degli investimenti da realizzare 7) il budget finanziario Alla fine di tutto il processo ottieni esattamente quello che abbiamo detto all’inizio: un conto economico di previsione, con tutti  i suoi costi e tutti i suoi ricavi; uno stato patrimoniale di previsione con tutti gli investimenti che devi realizzare e i finanziamenti necessari per comprarli; e il budget finanziario, con il quale verifichi la fattibilità finanziaria  di tutti   i budget che hai fatto in precedenza. Praticamente, tutto il contenuto della parte tecnica del business plan.

 

Conclusioni.

Ci rendiamo perfettamente conto che fare il business plan e il budget di esercizio è un’attività un po’ complessa, ma l’economia aziendale ci ha dato la possibilità di usare uno strumento davvero potente e altrettanto logico per prevedere nei minimi dettagli tutto quello che devi  fare per limitare al massimo i rischi che corri nel momento in cui hai deciso di lanciare la tua idea di business, oppure nel momento in cui hai deciso di fare degli investimenti per migliorare l’efficienza produttiva della tua azienda già esistente. Un’ultima raccomandazione: il tempo che investi nella preparazione del budget, e quindi del business plan, non è tempo perso.

E proprio perchè non devi considerare il tempo investito come tempo perso, non chiudere il tuo budget in un cassetto, come fanno in tanti! Il budget (cioè la parte tecnica del business plan) è la bussola della tua attività. Se lo chiudi in un cassetto nessuno potrà sapere in che direzione stai andando. Nessuno potrà sapere se ci sono scogli all’orizzonte, e nessuno ti potrà avvertire in caso di pericolo. Nessuno saprà davvero in che direzione sta procedendo la barca. Nemmeno tu.