l'analisi dei costi

L’analisi dei costi è, forse, l’aspetto più rilevante del controllo di gestione poichè l’attività di controllo prende le sue mosse proprio da questa analisi. Solo che, quando si parla di controllo di gestione, sono pochi coloro i quali conoscono gli aspetti più “intimi” di questo approccio poichè siamo nel campo della contabilità industriale che, come parola, non deve mettere paura. Vediamo di cosa si tratta.

Partiamo da una considerazione di carattere generale: un sistema di rilevazione dei costi assolve ad alcune funzioni fondamentali quali: l’individuazione degli elementi che sono necessari per fissare il prezzo di vendita di un prodotto; successivamente, tale sistema serve (ovviamente) per rilevare l’andamento economico dell’azienda consentendo di tenere “sotto controllo” i fatti di gestione; inoltre, la contabilità industriale consente all’imprenditore di effettuare delle valutazioni specifiche che non potrebbe fare  analizzando solamente i dati provenienti dalla contabilità generale (CO.GE.).

A dimostrazione di quanto andiamo dicendo, è sufficiente analizzare il metodo “classico” con il quale la stragrande maggioranza degli imprenditori stabilisce il prezzo di vendita del suo prodotto (o dei suoi prodotti), che segue (più o meno) questo schema semplice:

l'analisi dei costi - prezzo di vendita

Ciò significa che al COSTO TOTALE viene aggiunta una percentuale di “ricarico” e quindi si stabilisce il prezzo di vendita. Esempio: il COSTO TOTALE è 100 euro, ci aggiungo il 20% e quindi il prezzo “giusto” di vendita è 120 euro. Peccato che sia SBAGLIATO…

Questo è il metodo “classico” utilizzato per la determinazione del prezzo di vendita di un prodotto, ma che presenta alcune lacune e imprecisioni che possono costare care all’imprenditore. Infatti, quello che deve essere tenuto in considerazione quando si effettua l’analisi dei costi, non è tanto capire come si comportano alcuni di questi costi, bensì comprendere come si comportano TUTTI i COSTI nell’ambito della gestione aziendale e capire come questi costi incidono sulla determinazione del prezzo.

Il punto di partenza potrebbe essere tenere presente la c.d. CLASSIFICAZIONE DEI COSTI, che è un’analisi abbastanza dettagliata di tutte le tipologie di costi che entrano in gioco quando si effettuano queste considerazioni; solo che, poi, il rischio è quello di perdersi. Sarebbe già sufficiente considerare la differenza netta tra COSTI FISSI e COSTI VARIABILI (di cui abbiamo fatto cenno qui) per calcolare la variazione che subiscono i costi al variare dell’attività dell’azienda. Allo stesso modo, considerare costi fissi e variabili sarebbe utilissimo per calcolare il Break Even Point (di cui abbiamo parlato qui), oppure per conoscere i modo preciso il margine netto sul singolo prodotto. Ma non solo: l’analisi dei costi fissi e di quelli variabili sarebbe già da sola sufficiente per studiare la convenienza per effettuare nuovi investimenti e calcolarne la redditività.

Utilizzzando un sistema di analisi dei costi più specifico è possibile “scendere” in profondità del meccanismo di creazione dei costi e della loro attribuzione al singolo prodotto e determinare il prezzo di vendita “giusto”. Infatti, un sistema del genere permette di conoscere le componenti di costo del singolo prodotto in modo più preciso e consente di attribuire al singolo prodotto i “suoi costi” e non anche quelli che non gli competono.

L’analisi dei costi: un semplice esempio

Facciamo un esempio: produco (e vendo) i prodotti A e B che richiedono una quantità diversa di tempo della manodopera (che è un costo) per essere realizzati. Supponiamo che il prodotto A richiede un’ora di manopera e il prodotto B ne richiede due e supponiamo che il costo della manodopera è 10 euro/ora. Ciò significa che, utilizzando un sistema di attribuzione dei costi basato sull’analisi dei costi, attribuisco al prodotto A 10 euro di costo della manodopera e al prodotto B ne attribuisco 20; e quindi, quando vado ad effettuare il calcolo dei costi per ottenere i due prodotti, questi risentiranno in maniera diversa del “peso” del costo della manodopera.

Facendo, invece, come nel caso “classico” di calcolo del prezzo che abbiamo visto sopra, avrei semplicemente calcolato il costo complessivo della manodopera necessaria per fare i due prodotti (cioè 3 ore x 10 euro/ora = 30 euro) e lo avrei diviso “equamente” tra i due prodotti, cioè 15 euro ciascuno. Ma questo è un calcolo palesemente errato perchè, ed è facilissimo intuirlo, nel momento in cui devo definire il prezzo di vendita dei due prodotti, il prezzo stesso non tiene presente che il prodotto B ha una maggiore incidenza del costo di manodopera (20 euro) rispetto al prodotto A (10 euro). E, quindi, potrebbe capitare che quando vendo il prodotto B, lo vendo a un prezzo non sufficiente a “coprire” il suo effettivo costo di produzione, il che significa venderlo in perdita. E questo spiega perchè molte aziende vendono alcuni prodotti in perdita senza capirne il motivo.

Ovviamente, ci siamo limitati ad effettuare questa considerazione analizzando solamente il costo della manodopera; ma è abbastanza agevole comprendere che, se estendiamo questo sistema di analisi e attribuzione dei costi a tutti gli altri costi (fissi e variabili), alla fine la determinazione del COSTO TOTALE a cui aggiungere la percentuale di mark-up per determinare il prezzo di vendita vista sopra, si rivela una strategia completamente sbagliata: si sbaglia il calcolo del costo totale e, di conseguenza, si sbaglia la determinazione del prezzo. E, di conseguenza ancora, si possono anche azzeccare le proiezioni di fatturato, ma si sbagliano completamente quelle sui margini NETTI finali… E questa è una delle risposte che diamo agli imprenditori quando ci chiedono: “Come è possibile che ho aumentato il fatturato e contemporaneamente è diminuito l’utile netto?”. E’ possibile…è possibile: in certi casi è quasi certo!

Fare tutte queste analisi e considerazioni nell’ambito della predisposizione del business plan non è tempo perso, anzi: si rivela una strategia davvero vincente nel momento in cui si affronta un interlocutore (una banca, un finanziatore privato o chi per loro) poichè, così facendo, è possibile dimostrare di avere una certa competenza e una decisa conoscenza di quello che accade nel bilancio di esercizio e, soprattutto, nell’ambito della gestione dell’azienda.

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Ma non è solo questo il ruolo del sistema di controllo dei costi: infatti, esso fornisce anche elementi utili per stabilire i prezzi di vendita dei tuoi prodotti e servizi. Inoltre, consente di tenere sotto controllo l’andamento economico della tua azienda poichè ti permette di avere numeri esatti che ti sono necessari per valutare con maggior precisione e cura cosa sta realmente accadendo nella tua azienda.

Il controllo dei costi: cosa accade veramente ai tuoi costi?

Molti imprenditori quando devono decidere il prezzo di vendita del loro prodotto/servizio, solitamente fanno un’equazione come quella di seguito, che però è sbagliata:

Calcolare in questo modo il prezzo di vendita ha un limite che è quello di non tenere in considerazione i costi  fissi che incidono sulla formazione del costo totale del prodotto in modo “invisibile”.  Più precisamente, quando devi decidere il prezzo del tuo prodotto/servizio, è bene tenere in considerazione anche alcuni costi come le quote di ammortamento e altri ancora. Ecco perchè devi individuare bene i costi fissi e   i costi variabili, i costi diretti e quelli indiretti: ciò ti consente di prendere le decisioni aziendali avendo ben presenti tutti i costi che sostiene  la tua azienda al fine di decidere con maggiore precisione il prezzo di vendita del tuo prodotto/servizio, limitando di molto la possibilità di commettere errori di valutazione nella stima dei costi e quindi nella determinazione del prezzo di vendita. Disporre di un sistema di imputazione e di controllo dei costi ti aiuta a gestire in modo più consapevole l’azienda e a prendere le decisioni in modo razionale.

A cosa serve un sistema di controllo dei costi

Quindi, si può affermare che un sistema di imputazione  e di controllo  dei costi è uno strumento di gestione che serve per :

• controllare i costi per attuare politiche di riduzione degli stessi
• controllare i prezzi di vendita per prendere decisioni aziendali che massimizzano i  tuoi profitti
• controllare l’efficienza aziendale
• programmare l’attività aziendale
• controllare  lo svolgimento dell’attività nel suo complesso
• fornire informazioni utili  per compiere scelte fra diverse alternative

Quando decidi di introdurre nella tua azienda un sistema di controllo dei costi, è meglio che procedi per fasi:

FASE 1: analisi dell’impresa

In questa fase devi definire le specifiche del tuo sistema di controllo; questa attività è importante perchè  il sistema di controllo non è un qualcosa che si applica indistintamente a tutte le aziende, ma è una specie di “vestito su misura” specifico per la tua azienda.  Quindi, gli aspetti che devi valutare sono:

• l’ambiente : esaminato da un punto di vista economico, politico, legislativo, sociale, culturale, tecnologico e fisico. Cosa significa? Se operi in una regione con alto reddito pro-capite, puoi decidere di produrre  prodotti di alta qualità e ad alti costi perchè è evidente che il mercato a cui ti rivolgi ha le potenzialità per comprare prodotti  costosi. Oppure, puoi considerare anche la cultura in termini di moda: questa caratteristica può determinare la fortuna di alcune aziende, e  la morte di altre.  E’  bene, quindi, conoscere il  contesto ambientale in cui opera la tua azienda così da poterne cogliere i segnali e le tendenze
• il settore: l’analisi del settore in cui operi ti serve per individuare le sue prospettive di sviluppo; in particolare devi  studiare le esigenze dei consumatori, la stabilità della domanda, lo sviluppo potenziale del mercato, le caratteristiche delle imprese concorrenti, gli incentivi pubblici ed economici al settore
• la posizione dell’impresa rispetto al mercato di riferimento ed alla concorrenza: l’obiettivo di questo tipo di analisi è quello   di verificare il posizionamento della tua azienda  rispetto alla concorrenza e  di individuare  i fattori sui quali basare la competizione
• analisi interna dell’impresa: devi valutare  come è organizzata l’azienda per competere nel mercato e quali caratteristiche strutturali e risorse mettere in campo. Gli aspetti da valutare sono  in termini di processo produttivo, della struttura produttiva, della struttura organizzativa e della situazione economico-finanziaria (redditività, liquidità, capacità di acquisire risorse finanziarie). Questo tipo di analisi, effettuata dopo l’analisi dell’ambiente esterno, serve per capire se la tua azienda è in grado di operare con buone prospetttive.

Dopo questa prima fase di analisi generale del contesto in cui opera la tua azienda, passi alla “fase 2″:

FASE 2: definizione dei centri di responsabilità

al momento che il controllo di gestione  si esercita non solo sull’azienda nel suo complesso, ma anche sulle singole funzioni, devi  identificare  i centri di responsabilità. Un centro di responsabilità  è un gruppo di persone che  opera insieme per raggiungere un obiettivo aziendale. Per identificare i  centri di responsabilità  della tua azienda parti dall’analisi della struttura organizzativa dell’azienda stessa. Ad ogni centro di responsabilità è abbinato un centro di costo, che è un centro in cui convergono vari costi provenienti da varie parti dell’azienda. Ciò significa che la prima cosa da fare è chiedersi da dove arrivano i costi, cioè quali sono i reparti aziendali in cui si formano.

Per esempio, un’azienda che produce capi di abbigliamento può essere idealmente suddivisa in alcuni centri che sono: 1) stesura del tessuto, 2) taglio; 3) cucito; 4) asole e bottoni e 5) imballaggio. Ognuno di questi centri, assorbe risorse economiche e finanziarie e pertanto devono essere considerati come centri “autonomi” all’interno dell’azienda. Ciò significa che il costo della manodopera di una sarta (che lavora nel centro “taglio”, non incide (e non deve incidere) sul meccanismo di formazione di altri costi in altri centri di costo. Quindi, nell’analisi delle singole voci di costo, ci sono costi che possono essere direttamente attribuiti ai reparti, e altri costi che non possono essere attribuiti direttamente agli stessi reparti.

FASE 3: il sistema informativo contabile

Dopo aver individuato i  centri di responsabilità, devi effettuare un’analisi del sistema informativo-contabile che è presente in azienda e  che è indispensabile  per rilevare e prevedere i diversi fatti economici. I principali strumenti del sistema informativo-contabile sono la contabilità generale, la contabilita analitica (o contabilità dei  costi) ed il piano a medio lungo termine (business plan) e la sua articolazione nel budget annuale. Questi appena menzionati sono strumenti fondamentali per la direzione ed il management della tua azienda perchè il loro utilizzo consente di  prendere le decisioni in modo razionale e coerente con gli obiettivi prefissati  in fase di pianificazione.

Conclusioni

Solitamente la maggior parte degli imprenditori prende le decisioni basandosi solo sui dati contabili che provengono dal conto economico e che hanno natura prevalentemente contabile e fiscale. Ma questi dati nulla dicono a proposito dei meccanismi di formazione dei costi, cioè quello di cui stiamo  parlando in questo articolo. La contabilità generale dice solo quanto costano i fattori produttivi, ma nulla dice sul come si formano i costi di prodotto, cioè quali sono i fattori che intevengono sul prodotto a crearne il costo complessivo.

Ecco perchè, di solito, ai sistemi di contabilità generale si affiancano sistemi di controllo dei costi tipici della contabilità analitica. L’imprenditore deve prendere decisioni, e per farlo ha bisogno di basi certe e dati precisi. Ecco perchè è importante implementare un sistema di controllo dei costi all’interno dell’azienda, anche se può costare qualcosa. Quello che si investe per introdurre un simile sistema di controllo, poi “ritorna” sotto forma di decisioni più rapide, più precise e più redditizie.

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