COME FARE IL BUDGET DI UN RISTORANTE

Oggi  scriviamo ancora qualcosa su come fare il budget di un ristorante poichè ci è stato chiesto da molti navigatori di approfondire questpo tema. Per fare il budget del ristorante devi partire dagli obiettivi che hai definito in fase di pianificazione cioè in fase di stesura del tuo business plan. Come abbiamo avuto più volte occasione di scrivere nei nostri articoli, ogni imprenditore dovrebbe, all’interno del suo business plan, definire gli obiettivi di medio-lungo termine  (3-5 anni) che intende raggiungere ed elaborare le strategie per raggiungerli.

Questo tipo di attività  è ciò che tecnicamente si chiama “pianificazione“. Gli obiettivi di medio lungo termine che l’imprenditore intende raggiungere nei prossimi 3 anni,  devono essere  “tradotti” in azioni  nel breve termine cioè nell’arco temporale di 1 anno. In altre parole, l’imprenditore deve programmare la sua attività nel breve termine. Lo strumento  che l’imprenditore utilizza per la sua attività di programmazione e che anche tu puoi utilizzare nell’ambito della tua attività di ristorazione , è il BUDGET. Attenzione, però: molti pensano che i termini PIANIFICAZIONE e PROGRAMMAZIONE sono dei sinonimi, ma non è così: infatti, la pianificazione si riferisce ad un arco temporale di 3-5 anni e viene attuata tramite la pianificazione strategica. La programmazione, invece, si riferisce ad un arco temporale più breve (1 anno) e si attua tramite il suo strumento: IL BUDGET. Questo accade perchè se il tuo ristorante non ha punti di riferimento, non ha obiettivi da raggiungere, non ha rotte alternative da seguire in caso di difficoltà, è come se la tua azienda fosse una nave in mezzo al mare in balia di se stessa: prima o poi capita che incontra qualche scoglio!! Puoi evitare di correre questo rischio se anche tu per la tua attività utilizzi il BUDGET. Non occorre quindi avere una bacchetta magica per fare le previsioni: basta semplicemente utilizzare questo strumento. Se, arrivato a questo punto,  pensi che sia importante ed utile  avere una guida ed un punto di riferimento per la gestione del  tuo ristorante, allora continua a leggere questo articolo, perchè ti diamo alcune informazioni preziose per iniziare a comprendere la logica di un budget.

Il BUDGET COMMERCIALE  PER UN RISTORANTE

Come si imposta? Il budget commerciale riguarda  sia le vendite sia i costi che prevedi di conseguire e sostenere nel corso di un anno. Per stabilire quale è il valore dei tuoi ricavi prova a rispondere a queste domande:

• Che tipi di piatti e di cucina propongo alla clientela? Cucina italiana? Cucina regionale? Cucina etnica? Etc….
• Che tipi di bevande penso di inserire nel menù?
• I clienti sono Italiani o Stranieri?
• Che gusti hanno i  clienti?
• Quali sono le  occasioni in cui  i clienti decidono di andare  a mangiare in un ristorante? Che tipo di occasioni sono? Con quale frequenza si ripetono? Ci sono periodi dell’anno ( giorni o mesi) in cui l’afflusso  di clientela, nel ristorante, è maggiore rispetto ad altri periodi? Perchè?
• Per i piatti del mio menù, i clienti quanto sono disposti a spendere?

Le risposte a queste e ad altre domande simili, ti consentono di  definire la varietà dei piatti e delle bevande da servire ai tuoi clienti e di determinare i rispettivi prezzi di vendita, nonchè il costo di approvvigionamento delle materie per prepararli. Arrivato a questo punto puoi definire il budget delle vendite in questo modo:

Questo esempio di budget delle vendite si riferisce ad un ristorante con circa 30 coperti e che lavora  11 mesi all’anno. Le stime sulle quantità dei piatti è calcolata al ribasso per prudenza. E’ sempre bene in fase di programmazione  non esagerare con i numeri in eccesso, poichè si da una visione distorta di ciò che poi accade realmente. Leggendo il  budget delle vendite,  l’imprenditore stima un fatturato pari a 163.000 euro,  dato dalla somma dei ricavi derivanti dai ricavi per gli  antipasti ( pari a 18.000 euro), dai  ricavi per i primi piatti (15.000 euro), dai ricavi per i  secondi piatti (euro 95.000), dai  ricavi per i contorni (20.000 euro) e dai  ricavi per i dessert (15.000 euro).

Dopo aver stimato e fatto le previsioni sulle vendite, devi stimare l’ammontare dei costi commerciali. Per costi commerciali devi considerare tutti quei costi legati all’attività di vendita, come per esempio, i costi che prevedi per sostenere per la pubblicità e la promozione del ristorante, i costi per le provvigioni, e così via. Una volta fatta la stima delle vendite, puoi passare alla stima dei costi commerciali facendo il BUDGET DEI COSTI COMMERCIALI che  tiene conto della struttura commerciale di un ristorante con 30 coperti, delle politiche di vendita adottate e dal tipo di mercato in cui il ristorante opera.

IL BUDGET DEGLI ACQUISTI PER UN RISTORANTE

Una volta che hai stabilito le tipologie e  le quantità di piatti e quindi di pietanze  che vuoi servire  ai tuoi clienti, devi impostare il BUDGET DEGLI ACQUISTI cioè  devi stabilire quanti ingredienti bisogna acquistare per preparare  e servire i piatti  che sono nel tuo menù. Il budget degli acquisti serve per fare la “lista della spesa”, ossia la lista di tutte le materie prime che servono per poter preparare quello che è stato scritto nel budget delle vendite.  Solitamente, anche per un ristorante, così come accade per molte altre attività, le quantità  degli ingredienti da acquistare non coincidono con le quantità dei consumi perchè nel magazzino del ristorante  ci sono  sempre  delle provviste ( cioè delle scorte).

Dopo avere fatto il budget degli acquisti, si ha già un’idea di massima dei ricavi e dei costi che il ristorante dovrà affrontare. Il Budget non è finito qui, poichè per fare una previsione più precisa occorrerà inserire nel conto economico di previsione anche tutti gli altri costi di gestione tipici. Del modo in cui scrivere il budget degli altri costi, ne parleremo in un prossimo articolo, per ragioni di brevità.

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